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小店纪实3 《整理账目》


jing holm    05/08     6692    
4.5/2 

度假回来后,面对一大推的report 和不知道哪里来的一大堆现金。我这辈子没有见过这么多一元,一角,一分的零钱, 我花了整整2天的时间整理研究:为什么从一个电脑系统里出来的报告会对不上?每个报告中的数据的定义是什么? 每个员工的目前职责是什么,应该是什么?。这么多年会计和审计的经验还是帮了我不少忙,至少给了我持续而坚强的信心-“没有什么数据报告是我不能figure out 出来的!”每当被那些凌乱无章的,密密麻麻的数据抓狂时,我就会这么安慰自己。

 

我很快通过这些报告把工作分成几个模块,每个模块中有process, sub-process, 然后在各个sub-process 的地方设立几个key control.  对整个业务流程的思考后,我越发感觉这个小企业的成败关键是员工。我们的业务非常简单,但也很琐碎,就像一个大家庭,每天面对的都是柴米油盐之类的芝麻小事,但处理的是否得当却是决定了一家人,特别是孩子未来成功与否。我们做领导的该怎么做才能让团队里的所有成员1)有安全感;2)有主人翁的精神;3)有幸福感?

 

对于我们这样的夫妻老婆店,用人得当一定是管理中的关键。我问Walter 他是怎么评价我们的员工诚实度的?他说我们可以信任他们,他们大多都是从小店开张就在这里工作了。小店里有无数个监视器,一般人是不会铤而走险的。而且Walter已经对每个员工做了一个测试。测试很简单,他放一张100美元的纸币在只有员工经过的地方,每个人都在第一时间上交给了他。100美元的测试,我们都会通过吗?其实,我们人生有多少个有意无意的测试啊?我们都能通过吗?

 

即便这样,我在查看每日营业额时还是发现了很多现金短缺的情况。因为都是10多天前的业务,我无法确认也不想追究任何人的责任。在一个没有任何制度的环境下我们怎么可以去评定别人呢?

 

当我一头钻进那水深火热似的小报告,小金库里时,Walter说他要在最快的时间里看到财务报表和数据分析。没有时间whining or belly aching, 我得立刻在Quickbook 上设立账户和报表体系。Walter 问我你还记得keystone的日子吗?Keystone 是我以前公司下属的一个实验室,我至今清晰地记得当时的frustration and helpless.  Walter 对我说你将都会在这个小店里再次体验到当时在Keystone 的感受。

 

原来我们以前所受的一起煎熬都是在为我们将来的某天某件事做准备、做铺垫的啊!因为有过Keystone 的经历,我知道没有什么会比那更糟糕的会计体系了。以后的一两周内我全身心地投入在理顺每日的销售、现金、成本的会计程序中。这是一个特别需要放下浮躁的心,抛弃想走捷径或者投机取巧的工作。我决定先把我的工作专注到第一天的业务上。我把第一天的业务看成是一个月的,把第一天的所有业务做圆了,不就有了一个以后可以参考复制的地图了?当我们遇到一个看似非常杂乱无章的任务时,我们不妨可以先把它细分化为一个小的程序。当我们专注在一个小的程序上时,我们就会把自己从很多无关的干扰中解放出来,而且做成了一个小的程序后,我们就会有可以掌控全局的自信。

 

在接手小店后第二个月的第五天(也就是55日),我就把第一个月(也就是4月)的账目做好了,而且,我还做了很多程序控制。责任到人,建立一个员工可以自我检查和店长复查的制度。有了这个检查制度,不但我们的每日现金和每日报表都基本上对上号了,现金也不短缺了,我做账的速度从一开始1周作一天的业务,到现在一天的业务只要10分钟就记录完毕。

 

Walter 拿到第一个月的财务报表后说,你觉得还要多少时间我们两个人都可以从小店的业务中抽身出来,做个随时想走就走的旅行?他好像永远都会给你下一个去追赶的目标,但也让你坚信他永远象一个坚不可摧的rock在你身后支撑你。