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小店纪实4 《出纳员》


jing holm    05/09     6233    
4.0/1 



除了一大堆的报告需要整理外,还有一项非常重要的东西需要整理:现金。我们这样的小店,每天营业额中有一半会是现金,每天的现金虽然不是很多,但是不能积累下来不整理,否则就会回到我刚度假回来的乱麻状态。

正确及时记录现金的重要性还在于它直接影响了信用卡记录的正确性,因为在每日销售额的报告中现金和信用卡是相辅相成的并列项目。发布3以后,收到一个朋友的疑问:难道原业主不做账才留下烂摊子给你?原业主也是个非常勤劳,诚实的人,但他们没有每人记账的习惯。他们的销售额按月计算,以franchisor 的报表为准 (franchisor 按我们的销售额收取franchise fee)。他们也没有每日记录信用卡收款的做法,我们使用信用卡是需要向信用卡公司支付手续费,每月底信用卡公司也会给我们对账单。也就是说,其实我们可以平时什么都不记录,月底按照其他公司的记录就可以记账了,我相信这也是很多小店业主的做法。

我花很多时间去整理并不是不相信其他公司的报表,而是我相信任何事情只要在一开始的时候亲历亲为,才能了解事务发展的规律,也才能在将来逐渐放手。这个道理是不是和我们养育孩子的道理是一样的呢?

每天需要清点收到的现金,定期不定期地去银行存款前还要清点。在我忙碌的生活中,我很担心我会忙中出乱,把钱弄丢了。Walter 的一句提醒:让妈妈做 cashier 吧。他总是能在关键的时候一句话点中要点。是啊,妈妈是最好的出纳员,我怎么就没有想到过呢?分工合作的前提是懂得如何用人;如何用人的前提是自己的素养和胸怀。

我和妈妈一说,她就欣然答应。果然,当我需要去银行存款时,她交给我清清楚楚的记录:日期、店员名字、金额总数和明细。她还把现金按10元,20元,50元分类,然后点张数来复核总数。我看到这样的工作程序就知道她的数据的准确性了。妈妈是工程师,出纳工作还是第一次做,让我吃惊的不是她做的那么好, 而是Walter 怎么就会预见她是最合适的人员。

第一次去银行存款,我不放心地拉上Walter一起去,他很不情愿地在外面车上等我。 果然,我到了银行才发现我忘记带支票了,他们按照我的名字,我的社保卡号码,公司名字都找不到我们的账户号码,需要公司的税号。我只能把在车里等我的Walter 叫来。他在他的电子记录本上一下子找到了公司税号,银行马上就找到了我们的银行账号。我真的没有想到Walter 会那么条理地记录下来关于这个小店的所有联系人,所有重要的号码,让我这个CPA 真的是情何以堪!

Walter filing system 也是与众不同。我们一般是按照公司名字平行排列,而他是按照核心工作的名字,然后按照程序的阶梯式排列,有点类似我在做的process => sub process 的思路。举个例子:我之前的电话通讯录中只记录名字,当我需某个医生,或者某个平时不常用的人时,因为我不记得对方名字需要花很长时间才能找到。学习了他的方法后,我的通讯录是这样的:医生- 牙医-牙医名字;Yogo (冰淇淋店的名字) - 供应商 供应商名字。

他平时是一个非常粗线条的人,而我是一个非常专注细节的人,我们一开始一起做事后,我每每都暗下决心:他太粗心了,我以后再也不要和他一起做事了。可在我遇到几件大的失败和挫折后,我越来越明白What truly matters in our life (什么才是我们人生真正有意义的事情).

重要的不是我们赚了多少钱,而是我们是否在过我们自己想过的生活?重要的不是我们去过多少美好的地方或者拥有多少物质享受,而是我们多少能够真正体会到发自内心的愉悦感。重要的不是我们自己或者我们的孩子们穿得多么光鲜,有多少多大的成绩;而是我们的笑容有多么灿烂美丽。(虽然前者都也非常重要)

引用一句 Hilary Cooper 的名言:Life is not measured by the number of breaths we take but by the moments that take our breath away.  (我们活着的意义不在于我们呼吸的次数,而在于让我们体验了多少忘我而不能呼吸的境界。)